Значение документов в бухгалтерском учете чрезвычайно велико. Они являются источником сведений, необходимых для принятия управленческих решений, обеспечивают контроль за сохранностью материальных ценностей и денежных средств, имеют документальную (юридическую) силу при возникновении споров или предъявлении претензий и исков, являются источником информации о финансово-хозяйственной деятельности с целью анализа и контроля со стороны учредителей, налоговой службы, аудита. От достоверности, реальности и своевременности составления первичных документов зависит качество бухгалтерского учета.
Документальная регистрация хозяйственных фактов, отражаемых бухгалтерским учетом, остается одним из основополагающих требований его ведения и в условиях применения современной вычислительной техники. Замена традиционных, выписываемых вручную, бумажных носителей информации машинными носителями не должна проводить к потере бухгалтерской информацией юридической силы.
Бухгалтерский документ – это письменное свидетельство, которое подтверждает факт совершения хозяйственных операций, право на их совершение или устанавливает материальную ответственность работников за доверенные им ценности.
Основные требования, предъявляемые к учетным документам, приве¬дены в ст.9 Федерального Закона № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Все документы предприятия можно соединить в своеобразную систему документации предприятия, которая будет классифицироваться следующим образом:
1. Организационно-правовая документация:
• устав предприятия;
• положения;
• должностная инструкция;
• регламент;
• штатное расписание;
• инструкция.
2. Плановая документация:
• программа;
• планы.
3. Распорядительная документация:
• постановления;
• решения;
• приказы;
• распоряжения;
• указания.
4. Информационно-справочная и справочно-аналитическая документация:
• протокол;
• докладная записка;
• предложения;
• объяснительная записка;
• заявления;
• представления;
• переписка.
5. Справочно-аналитическая документация:
• акт;
• справка;
• сводка;
• отзыв;
• заключение;
• перечень.
6. Отчетная документация:
• отчет.
7. Документация по личному составу (обеспечению кадрами):
• автобиография;
• характеристика;
• приказы по личному составу;
• личное заявление;
• трудовые договора;
• резюме.
8. Финансовая документация:
• бухгалтерская отчетность.
Для исследования учетных документов в качестве примера мы рассмотрим бухгалтерские документы ООО «Каскад».
Предприятие ООО «Каскад» было создано в 2002 году. Основным видом деятельности является производство котлов центрального отопления. Выпускает несколько видов котлов.
На предприятии также используется бухгалтерская документация, которую рассмотрим подробно в ходе выполнения работы.