Потоки информации, циркулирующие в мире, который нас окружает, огромны. Во времени они имеют тенденцию к увеличению. Поэтому в любой организации, как большой, так и маленькой, возникает проблема такой организации управления данными, которая обеспечила бы наиболее эффективную работу. Некоторые организации используют для этого шкафы с папками, но большинство предпочитают компьютеризированные способы - базы данных, позволяющие эффективно хранить, структурировать и систематизировать большие объемы данных. И уже сегодня без баз данных невозможно представить работу большинства финансовых, промышленных, торговых и прочих организаций. Не будь баз данных, они бы просто захлебнулись в информационной лавине.
Также в нашем мире много взрослых людей работоспособного возраста. Поэтому, во многих странах существует проблема безработицы. Каждое государство стремится решить её как можно эффективней. Для этого в России, например, существуют службы занятости населения. И перед службой занятости, как и перед большинством организаций, остро стоит проблема хранения, систематизирования, структурирования и обработки огромного количества информации. Естественно, что для того, чтобы работать эффективней и идти в ногу со временем, необходимо отказаться от хранения информации на бумаге.
В настоящее время существует огромное количество программных продуктов, которые применяются во многих сферах бизнеса. Это специализированные профессиональные информационные системы, повышающие качество работы с клиентами и эффективность работы компании, автоматизирующие многие рутинные операции.
Кадровый бизнес, развиваясь, догоняет другие отрасли, которых автоматизация коснулась раньше в силу большей развитости и финансовой обеспеченности. Однако существует различие в автоматизации производственного предприятия или торговой компании и центра занятости. Основа этих различий лежит в том, что рекрутмент сам по себе является бизнесом информационным. Следовательно, любые новшества в информационных технологиях явным образом отражаются на рекрутменте. Примерами такого влияния могут служить появление так называемых работных сайтов при развитии интернета, выделение во многих западных агентствах отдельной услуги ‘databasesearch’ и др. Не стоит говорить, что процесс сбора информации и обмена данными сегодня не рассматривается без использования электронных ресурсов в принципе.
Рекрутмент с радостью использует новые информационные сервисы, которые может предложить сфера информационных технологий. Но основной вопрос автоматизации компании в центрах занятости решается сложно и требует больших моральных затрат и менеджерской воли.
Как в любом другом бизнесе автоматизация начинается с формализации бизнес-процессов. В рекрутменте бытует мнение, что этот бизнес - шаманство. До тех пор, пока руководители и владельцы центра занятости так думают, начинать проект по автоматизации преждевременно. Все дело в том, что «шаманство» не подвержено разумному анализу и формализации. Вводными данными для проекта автоматизации всегда являются формализованные бизнес-процессы компании.
Таким образом, можно выделить следующие пять основных вопросов, в той или иной степени актуальных для центра занятости:
Необходимость ведения базы клиентов, истории взаимодействия с ними, планирования будущих мероприятий по взаимодействию и контроль качества работы с клиентом;
Эффективное введение в должность нового сотрудника или процесс замены сотрудника на нового;
Большое количество рутинной работы по обработке резюме, структурированию и поиску по базе резюме, необходимость ведения истории работы с каждым кандидатом;
Необходимость планирования загруженности консультантов и объективной оценки их работы;
Необходимость объективного видения картины работы агентства в целом;
Неудобство бумажного документооборота (потеря важных документов, потеря времени на поиск нужного документа и т.п.);
Существующие проблемы можно классифицировать следующим образом:
Технические проблемы, связанные с применением бумажных носителей в качестве основных, ограниченное применение возможностей ПК в процессе подбора персонала;
Организационные проблемы, связанные с устаревшими и не оптимизированными методами обработки информации о кандидатах, применяемыми на данный момент;
Социальные проблемы, связанные с рутинным характером действий, связанных с обработкой анкет и поиском персонала.
Существует много веских причин перевода существующей информации на компьютерную основу. Сейчас стоимость хранения информации в файлах ЭВМ дешевле, чем на бумаге. Базы данных позволяют хранить, структурировать информацию и извлекать ее оптимальным для пользователя образом. Использование клиент / серверных технологий позволяют сберечь значительные средства, а главное и время для получения необходимой информации, а также упрощают доступ и введение, поскольку они основываются на комплексной обработке данных и централизации их хранения. Кроме того ЭВМ позволяет хранить любые форматы данных, текст, чертежи, данные в рукописной форме, фотографии, записи голоса и т.д.
Для использования столь огромных объемов хранимой информации, помимо развития системных устройств, средств передачи данных, памяти, необходимы средства обеспечения диалога человек - ЭВМ, которые позволяют пользователю вводить запросы, читать файлы, модифицировать хранимые данные, добавлять новые данные или принимать решения на основании хранимых данных. Для обеспечения этих функций созданы специализированные средства - системы управления базами данных (СУБД). Современные СУБД - многопользовательские системы управления базой данных, которые специализируется на управлении массивом информации одним или множеством одновременно работающих пользователей.
Современные СУБД обеспечивают:
· набор средств для поддержки таблиц и отношений между связанными таблицами;
· развитый пользовательский интерфейс, который позволяет вводить и модифицировать информацию, выполнять поиск и представлять информацию в графическом или текстовом режиме;
· средства программирования высокого уровня, с помощью которых можно создавать собственные приложения.
Для разработки автоматизированной информационной системы мною была выбрана интегрированная среда разработки 1С. Автоматизированная информационная система предназначена предоставлять оперативную информацию, подготавливать информацию для дальнейшего анализа, снижать объёмы бумажного документооборота и д.р.
Данная АИС должна работать с оперативными данными, максимально быстро выполняя поставленные задачи. Это достигается путем выбора наиболее оптимального способа хранения данных в зависимости от типа. При таком подходе, время, затрачиваемое на получение этих данных другими подсистемами, также сокращается.
Проектированию и реализации АИС для государственной службы занятости посвящена эта работа.