Как использовать консолидацию
в Microsoft Office Excel 2007?
При работе в Excel иногда нужно пользоваться на одном листе множеством данных. Но необходимые для работы показатели могут быть размещены не только на текущем листе или в текущей книге, но и в других книгах. Чтобы была возможность их использовать в Microsoft Office Excel предусмотрена функция консолидации.
Очень часто консолидация используется при составлении отчетности или для сбора разных данных на одной странице. К примеру, на предприятии ведется пять разных таблиц для учета товара разных категорий. Итог по всем категориям может быть отображен в общей таблице. Причем в случае изменения каких-то значений на одном из исходных листов, автоматически изменяется информация и на листе итоговом.
Консолидировать данные можно следующим образом:
Открыть документ Excel. На главной панели найти "Данные", выбрать "Работа с данными", далее - "Консолидация". На выбор будут предоставлены несколько команд.
Если вам необходимо упорядочить данные на всех необходимых листах, установив общий порядок и расположение, то выбрать нужно "Консолидация по расположению". Для этого на основном листе смотрим в верхний левый угол. Там расположена кнопка "Консолидация". Если ее нажать, то всплывет окно, в котором необходимо выбрать необходимую функцию. При расположении данных не на текущей странице щелкаем кнопку "Обзор" и совершаем их поиск. Для закрытия окна "Обзор" нажимаем "Ок". Поле ссылка будет отображать путь к необходимым данным. Следующий шаг - введение названий диапазонов в "Список диапазонов".
Занимаемся организацией обновления консолидированных данных. Справа в нижнем углу устанавливаем флажок "Создать связи с исходными данными".
Для организации данных на совершенно разных листах с использованием одинаковых названий строк, столбцов, нажимаем "Консолидация по категории". Выставляем необходимую функцию, показываем путь к файлу на поле "Ссылка". Когда в поле под названием "Создать связи с исходными связями" появится флажок, консолидация будет выполняться автоматически. Если листы с расположенными исходными данными, находятся не в другой книге, то флажок можно не устанавливать. В группе "Использовать в качестве имен" ставим флажок рядом с "Значение левого столбца" либо "Подписи верхней строки".